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  •   大家应该都知道,像现在很多公司需要对大量的单据票据收据合同信件进行销毁是地,都会找第三方公司来进行文件销毁服务。那么文件销毁时应组织编制“文件控制程序”吗?

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      文件销毁时应组织编制“文件控制程序”,规定:

      (1)文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;

      (2)必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;

      (3)确保文件的更改和现行修订状态得到识别;

      (4)确保在使用处可获得适用文件的有关版本;

      (5)确保文件保持清晰、易于识别;

      (6)确保外来文件得到识别,并控制其分发;

      (7)防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。

      文件控制的主要目的是为了控制文件的有效性。

      就现在而言,很多公司都存在着很多的文件,而文件又分为很多种,纸质的文件,硬盘形式的文件,还有U盘或者芯片,总之有很多很多种的形式。那么这些文件堆积过多之后该如何处理呢?纸质的文件可以用焚烧的,那么硬盘芯片U盘呢?也是要用烧的吗?可能不行,因为我们不能保障那么多硬盘U盘销毁能够完全的被销毁干净,里面的内容会不会被泄露出去。

      我们刚刚说了纸质的文件可以用烧毁的,但是有没有想过纸质的文件是砍伐了多少的树木才制作成的,现在我们用完了之后就把它烧毁,那是多么的浪费,而且又不环保,不节能。但是在销毁公司,他们会把那些纸质的文件全部都剪切成碎纸条,然后再进行回收,可以重新再制作其他的文件,这样子既保证了被销毁文件的安全又达到了环保的作用,何乐而不为呢?


  • 发布:时先生   点击:788